Консалтинговый отчет предоставляется клиентам, пригласившим сторонних экспертов для решения проблемы, которую своими силами решать менее выгодно, требует большего времени и ресурсов, при меньшей вероятности успеха.
Разновидностью консалтингового отчета являются т.н. “Белые бумаги” (White Papers), которые адресуются широкому кругу заинтересованных лиц, для которых предмет изучения является актуальным.
Консалтинговый отчет состоит из трех частей.
Предварительная часть -это “упаковка” документа. Разъясняет цель написания отчета, при совпадении которой с целями читателя документ будет тщательно изучен.
Всего встречаются четыре стандартных цели написания консалтингового отчета:
– предоставить информацию
– предоставить инструкции
– привлечь внимание к проблеме
– не допустить каких-либо действий со стороны клиента.
Еще при написании консалтингового отчета намечаются следующие задачи:
– установить деловые долговременные отношения с клиентом
– повысить уровень взаимного доверия с клиентом
– задокументировать действия клиента или его подрядчиков в виде проектного плана
ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ.
1. ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ.
Первый лист отчета называется титульным листом. Его печатают на более плотной бумаге или ламинируют, оформляют в корпоративном стиле. Сверху в центре титульного листа размещают заголовок. В центре под заголовком указывают авторов отчета. Ниже указывают организацию, которая готовила отчет. Указывается название компании-клиента. В самом низу указывается год подготовки отчета.
2. АННОТАЦИЯ.
Вторая страница в консалтинговом отчете- это аннотация, те короткое утверждение длиной 75-150 слов. В порядке очередности аннотация состоит из следующих разделов:
– Краткий обзор проблемы. Необходимо упомянуть только одну-две главные проблемы.
– Краткий обзор метода, разъяснение подхода к определению и решению проблемы. Упоминаются цели и задачи написания отчета, В каком объеме проводилось исследование. Какова применимость результатов.
– Краткий обзор результатов исследования.
– Краткое изложение основных выводов.
– Основные рекомендации.
Аннотация оформляется одним параграфом, состоящим из 5-10 предложений. Размещается обязательно на отдельном листе. Полезна для облегчения восприятия структуры и основного содержания документа.
Аннотация предназначена склонить сомневающихся читать или не читать весь документ к чтению дальше.
Аннотация должна быть оформлена так, чтобы могла быть использована как отдельный документ.
Проблему описывают кратко, но подробно, обосновывается необходимость ее решения.
Метод решения проблемы описывается как укрупненный план по устранению проблемы. Упоминается одна из целей написания отчета, задачи, которые должны быть решены, в каких рамках проводилось исследование, что было и что не будет изучено и формализовано.
Результаты приводятся самые яркие и соответствующие задачам и целям подготовки отчета, один- два результата, не больше.
Выводы для аннотации менее объемны, чем выводы как итог всего отчета.
Выводы должны соответствовать общей тематике отчета и способствовать решению основной проблемы и достижению специфических целей. Обязательно должны быть сформулированы доводы в пользу продолжения сотрудничества клиента с консалтинговой компанией. Обозначается сфера применимости результатов исследования и то, что не было предметом исследования.
Основные рекомендации для аннотации должны соответствовать целям и задачам подготовки собственно отчета. Более подробные рекомендации размещаются в основной части отчета отдельным разделом.
Аннотация-важнейшая часть консалтингового отчета.
Консалтинговый отчет предназначается для прочтения руководителями, которые склонны беречь свое время. Если руководителя устраивают выводу приведенные в аннотации- он дальше читать не будет и работу консультантов примет. Это потом исполнители со стороны клиента будут подробно знакомиться с содержанием в плане следования указаниям.
Возможно руководитель со стороны клиента захочет бегло ознакомиться с содержанием основной части отчета- в самом отчете должен быть минимальный объем сведений и данных для фактического подтверждения выводов и констатирующей части. Если имеется значительный объем достоверной информации, получение которой было клиентом оплачено, ее необходимо разместить в приложении, в заключительной части отчета.
При составлении аннотации необходимо учитывать общий уровень подготовки специалистов, для которых предназначен отчет и специфические особенности отрасли.
3.ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.
Пояснительная записка рассчитана на руководителей. которые ознакомились с аннотацией, заинтересовались содержанием, но весь документ детально изучать не считают необходимым.
Пояснительная записка может использоваться как отдельный документ. Задачи подготовки пояснительной записки противоположны задачам подготовки аннотации, которая делает идею дальнейшего изучения документа привлекательной. Пояснительная записка может служить в качестве полноценной сокращенной версии отчета, ее объем составляет 10-20 %% от объема собственно отчета.
Пояснительная записка по структуре схожа с аннотацией, однако по соотношению объемов предоставления информации просматриваются тенденции 25% от объема пояснительной записки выделить для изложения описания проблемы и метода ее устранения, а 75% от объема выделить для описания выводов и рекомендаций.
Читаемость пояснительной записки очень важна. Информация должна располагаться в нумерованных абзацах. Должны использоваться заголовки и подзаголовки, часть текста можно выделять наклонным шрифтом. При подготовке пояснительной записки должна применяться прогнозирующая стратегия, подсказывающая читателю предстоящие этапы изложения материала.
4. ОГЛАВЛЕНИЕ.
Все отчеты, длина которых составляет более 10 страниц имеют оглавление, которое представляет из себя упорядоченный список заголовков и подзаголовков с указанием страниц.
Оглавление не только помогает читателю быстро найти необходимый раздел, но и помогает представить структуру документа.
5. СПИСОК РИСУНКОВ.
Визуализированная информация наиболее эффективна с точки зрения логистики идей. Читателю охотно используют список рисунков чтобы облегчить себе доступ к визуализированной информации, причем список рисунков читателями воспринимается как отражение смыслового наполнения документа. Обязательно включайте в состав отчета графическое отображение всех разделов отчета. Все графики и изображения должны быть пронумерованы арабскими цифрами и иметь подписи.
6. СПИСОК ТАБЛИЦ.
Таблицы и рисунки/графики никогда не нумеруются вместе.
Если списки рисунков и таблиц небольшие по содержанию, то их можно разместить на одной станице без переноса.
7. СПИСОК ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ.
В документах встречается много сокращенных названий и аббревиатур, сокращенно пишутся обозначения единиц измерения. Не пишутся с заглавной буквы названия теорем и законов, если они не содержат имена собственные.
8. ВЫРАЖЕНИЕ ПРИЗНАТЕЛЬНОСТИ.
На отдельном листе с благодарностью упоминаются несколько человек, которым автор настолько благодарен за оказанную помощь, что готов их упомянуть с числе соавторов по отчету в целом или при написании отдельных разделов.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ КОНСАЛТИНГОВОГО ОТЧЕТА.
Основная часть состоит из материала, который должен обеспечить достижение целей создания Отчета путем информирования или убеждения читателя, добиваясь при этом доверия читателя к публикуемому материалу и следования читателем определенному плану. Основная часть Консалтингового Отчета по содержанию и объему материала регламентирована.
1. ВВЕДЕНИЕ.
Цель написания введения -дать представление читателю чего ожидать при прочтении документа. Введение не должно быть копией аннотации, но часть до 30% аналогичного материала может содержать. При написании введения:
– кратко излагается суть отчета
– определяется проблема, подход к решению проблемы, метод и возможность решения проблемы
– указывается назначение подготовки отчета
– определяется сфера охвата и применимость результатов Отчета
– предоставляется краткая справочная информация ( исторические выкладки, результаты предыдущих исследований, теоретические выкладки, специфические цели написания Отчета)
– описание профиля клиента:
– места расположения офисов и подразделений
– уровень образования и подготовки сотрудников
– возможность карьерного роста внутри компании
– социальная активность сотрудников
– каким образом клиент пришел в бизнес
– сформулированы ли и каковы атрибуты корпоративного планирования.
– исторический аспект деятельности компании клиента:
– как менялся состав сотрудников
– как изменялся характер бизнеса
– как менялись места расположения офисов и пунктов обслуживания
– история финансового успеха компании
– основатели и последующие владельцы компании.
– современное состояние:
– устойчивость финансового состояния
– принцип организации структуры компании
– доступность офисов и пунктов обслуживания для клиентов
– рыночное окружение:
– какое влияние оказывают рынок и окружение на развитие компании
– влияние тенденций рынка на поведение потенциальных покупателей
– проблемы и перспективы развития именно компании клиента как следствие рыночных процессов (избегать общих фраз о рынке и сферы деятельности компании клиента вообще).
– уровень конкуренции:
– каков уровень конкуренции на местах расположения офисов и пунктов обслуживания, в стране и в мире
– каковы тенденции развития конкурентной среды
– основные конкуренты, по которым может понадобиться отдельная аналитическая работа
– атрибуты корпоративного планирования компании:
– формулировка задач и целей на краткосрочную перспективу
– формулировка миссии компании
– формулировка стратегического видения компании
– наличие и статус команды энтузиастов в рамках компании
– насколько формализовано существование команды энтузиастов
– насколько в команде энтузиастов представлены рядовые сотрудники.
2. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.
В научно-сложных отчетах приводится теоретическая составляющая в достаточном объеме для объяснения полученных результатов. Если приводятся формулы- все символы должны иметь подробное описание.
3. КРИТЕРИИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ И ПРИЗНАНИЯ ВНЕДРЕНИЯ РЕКОМЕНДАЦИЙ УСПЕШНЫМ.
Различают:
– первичные требования- требования к проекту для его успешной реализации
– вторичные требования желательны, но не обязательны для достижения успешной реализации проекта.
Разделение первичных и вторичных критериев необходимо для построения иерархии вариантов реализации рекомендаций. Нередко выполнение одного критерия делает невозможным выполнение другого критерия, в идеале задача сводится к жертвованию вторичными критериями ради первичных.
4. МАТЕРИАЛЫ И ОБОРУДОВАНИЕ.
В отчете о проведении эксперимента или совершении иного действия упоминают список оборудования и программного обеспечения, достаточно подробно, чтобы читатель мог воспроизвести процесс. В таблице необходимо указать модели , версии, модификации и года выпуска. Сложные процедуры, требующие применения специальных материалов и технологий описываются подробно, но кратко в отдельном разделе основной части отчета с собственным заголовком. Более подробное описание размещается в Приложениях заключительной части.
5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ.
Описывается процедура эксперимента и иных способов получения экспериментальных данных. Читатель должен иметь возможность воспроизвести эксперимент.
При описании используется последовательное изложение событий, позволяющее читателю восстановить хронологию и получить целостное восприятие происходившего как логической последовательности развивающихся событий. Используется метод чередования абзацев, когда один абзац описывает новое событие или действие, а два последующих абзаца дают подробное объяснение.
6. РЕЗУЛЬТАТЫ.
В разделе Результаты описываются все соответствующие задачам и целям создания Отчета результаты. Удобно результаты свести в таблицу и потом по тексту ссылаться на нее. В тексте результаты отдельно не упоминают. Если результатов много, то общую таблицу необходимо разместить в приложении. В тексте основной части Отчета лучше держать не сами данные, а их графическое отображение с наложением графической интерпретации результатов исследования.
7. ВЫВОДЫ.
Выводы должны полностью соответствовать задачам и целям проведения исследования. Стратегическая цель написания Выводов- разъяснение клиенту о возможности рационально и эффективно решить проблему или достигнуть желаемого результата, предоставление “дорожной карты” и предварительной оценки затрат и привлечения иных ресурсов.
8. РЕКОМЕНДАЦИИ.
Рекомендации должны соответствовать задачам и целям, поставленным клиентом при заказе предоставления консалтинговых услуг. Стратегическая цель написания Рекомендаций- убедить клиента пригласить консалтинговую компанию продолжить сотрудничество и поручить ей выполнение работ в соответствии с планом (устранения проблемы, повышения эффективности и т.д.)
